Napjainkban az e-mail az üzleti kommunikáció alapvető kelléke, így nem elhanyagolható tényező milyen benyomást keltesz leveleiddel. Az e-mail aláírás legtöbbször elérhetőségeidet, titulusod és munkahelyed adatait tartalmazza, lehetőséget biztosítva arra, hogy a címzett kapcsolatba lépjen veled anélkül, hogy válaszolna az eredeti leveledre. Egy jó aláírás rövid, informatív és emlékezetes. Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy unalmasnak is kell lennie. Bonyolultnak hangozhat egy az előbb említett kívánalmaknak megfelelő e-mail aláírást létrehozni, de léteznek trükkök, technikák melyek segítenek. Cikkünkben ezek közül mutatunk be néhányat.
Üzleti levelezésnél az első és legfontosabb a küldő adatai: ki az aki küldte a levelet, mit tartalmaz a fejléc, mit fog látni partnered abból, hogy ki küldte neki a levelet. Mindig vállalati e-mail címet használj! Ha valaki azt látja, hogy a levelet „zsolti14@hotmail.com” küldte, szinte azonnal levélszemétként fogja kezelni. Állíts be levelező rendszeredben a teljes nevedet és cégedet tartalmazó fejlécet („Tusnádi István – Usernet Kft”), így egyértelműen kiderül ki és honnan küldte az üzenetet.
Légy tömör! A kevesebb sokszor több
Sokan abba a hibába esnek, hogy a leveleik végén szereplő email aláírást szinte egy rövid önéletrajzként kezelik. Egy sokszor hosszas üzleti levelezés közben információk, linkek, idézetek és különböző adatok egész tárházával terhelik partnerüket. Egyrészről szinte biztos, hogy nem fogják elolvasni az e-mail aláírásod, másrészről csak nehezebben fogja megtalálni a számára lényeges adatokat és legrosszabb esetben az előzőek miatt idő előtt abba is hagyja leveleid olvasását.
A lényeg, hogy redukáld le és szabd minél jobban személyedre az e-mailed aláírásában közölt információkat. Ezáltal sok esetben a kommunikáció további formáját is tudod formálni. Ha például aktív vagy a közösségi oldalakon, nyugodtan tedd elérhetővé a profiljaidat, viszont ha nem szeretsz, vagy inkább hatékonyabbnak érzed a telefonálás mellőzését, akár el is hagyhatod a telefonszámod feltültetését; bár ezt nem javasoljuk.
Az alábbi információk mindenképpen szerepeljenek az e-mail aláírásodban:
- Neved
- Munkahelyed és beosztásod
- Preferált elérhetőséged
Légy színes, de semmiképp se rikító!
Az e-mail aláírásod színvilága igazodjon a céges arculatodhoz. Amennyiben ez több színt is tartalmaz, nem kell mindet az e-mailed aláírásába integrálni, mert a végén több mint valószínű, hogy zavaros lesz az összhatás. Teljes mértékben elég egy domináns árnyalatot kiválasztanod és használnod. Amennyiben a logódat is szerepelteted az e-mail aláírásodban, a szöveg legyen fekete.
Abban az esetben, ha az arculatod nem tartalmaz domináns színt vagy a logód fekete-fehér, van egyszerű megoldás. Válassz egy, az arculatodhoz illő, lehetőség szerint világos színárnyalatot és használd azt!
Maradj szerény
Ne a szavakban legyél szerény, hanem a használt betűtípusban. Ne használj nehezen olvasható, vagy zsúfolt betűtípusokat. Itt is törekedj az egyszerűségre. A céges arculatok többsége legtöbbször magában foglal egy szép, igényes betűtípust amit a hivatalos dokumentumokban (ajánlatok, kiajánlók, szerződések, stb) használsz. Tedd itt is ezt, ezzel még egységesebb lesz az egész céges kommunikációd.
Amennyiben ki szeretnél hangsúlyozni valamit, még véletlenül se azzal próbálkozz, több különböző stílust használsz a kiemelések miatt. Használd inkább a betűformázási lehetőségeket: félkövér, aláhúzott és dőlt, ezek mindegyike hatásosabb, mint az esetlegesen össze nem illő betűtípusok.
Bánj óvatosan a grafikus elemekkel
A grafikák mindig nagyszerű módjai annak, hogy feldobjanak és ízlésesebbé tegyenek olyan egyszerű dolgokat, mint például az e-mail aláírás. De csak abban az esetben érde al a célodat, ha nem esel túlzásokba. Mint az eddigiekben, itt is kifizetődő az egyszerűségre törekedni, mert a grafikai elemek halmozása, csak a legritkább esetben sülnek el jól.
Legyél közösségi
Az e-mail aláírásban elhelyezett közösségi média ikonokkal hatékonyan terelheted a forgalmat oda, ahova Te szeretnéd. Facebook, Pinterest, Twitter, Instagram vagy LinkedIn? Nyugodtan szerepeltesd az összesen elérhetőséged! Természetesen csak akkor, ha ténylegesen el is vagy érhető ezen oldalakon. Ha ritkán látogatod őket, és egyáltalán nem frissek a profiljaid akkor ne használd őket, mert egy ott kapott üzenetre küldött kései válasz visszatetszést fog kelteni.
A legjobb, ha az e-mail aláírásodban egyedi ikonokat helyezel el, amiken keresztül egyből a profiljaid érhetőek el.
Használd ki a rendelkezésre álló teret
Legtöbb esetben kis helyen, sok adatot kell közölnöd és a tér szinte luxusnak számít. Ilyenkor használj kis térelválasztó elemeket. Ezek segítségével úgy tudod elválasztani a területeket, hogy zavaró lennél vagy zsúfoltnak hatnál.
Legyél mobil
A mai világban remélhetőleg ezt már ki sem kell hangsúlyozni. Te is mint a legtöbben az e-mailek egyre nagyobb részét mobil eszközödön nézed meg. Kijelenthetjük, hogy már alapelvárás ugyanazt a felhasználói élményt (User eXperience) kapni, mintha levelünket a számítógépünkön olvasnánk. Nagyon sok technika van a segítségünkre ebben (pl. reszponzívitás), de a cikkben elsősorban a dizájnról esett szó, maradok is a témánál.
Az első és legfontosabb dolog amit szem előtt kell tartani, hogy bármekkora mobilkészülékről is van szó, biztos hogy kisebb a kijelző, mint egy laptopon vagy asztali gépen. Emiatt ügyelni kell arra, hogy a képes és szöveges részek kis felületen is jól olvashatóak legyenek. Előfordulhat, hogy a logónk egy némileg lebutított változatára is szükség lesz az e-mail aláírásodban.
A másik egyáltalán nem elhanyagolható tényező, a linkek hozzáférhetősége. Fontos, hogy azonnal és könnyen kattinthatók legyenek. Ez szintén igaz a közösségi média ikonokra is. Gondolj bele milyen kellemetlen, ha a LinkedIn profilodra akar valaki eljutni, de az ikonok közelsége miatt végül a Facebookra jutnak el.
Arany középút
Törekedj az egyensúlyra, a különböző elemek sose üssenek el egymástól.
Mégis szeretnél egyszerre sok színt használni? Nem probléma, de nagyon óvatosan válaszd ki őket és mindig ügyelj arra, hogy ha harsány színeket használsz, akkor a dizájn legyen kicsit visszafogottabb.
Ragaszkodsz ahhoz, hogy több betűtípus szerepeljen a szövegben? Ez sem gond, de kérj hozzá profi segítséget, mert a betűtípusokra különösen igaz, hogy nem mindegyik illik egymáshoz.
Jelen vagy az összes létező közösségi média oldalon és szerepeltetni is szeretnéd őket az e-mail aláírásodban? Ebben az esetben vegyél vissza a többi megjelenített adatból.
Egy kis segítség
Amennyiben nem tudod, vagy nem kívánod profi grafikus segítségét igénybe venni e-mail aláírásod elkészítéséhez, a weben számtalan ingyenes és fizetős megoldás között válogathatsz. Ezek közül mutatunk be néhányat.
xink.io http://xink.io
Email signature rescue https://emailsignaturerescue.com/
Code Two http://www.codetwo.com/email-signatures/
Exclaimer https://www.exclaimer.eu/email-signature-creator/
Összefoglalás
Az e-mail-jeid aláírása kis dolognak tűnhet, de annál hangsúlyosabb. Öregbíti céged hírnevét és mások véleményét Rólad. Nagyon erős online kommunikációs eszköz, viszont ha átgondolatlan, nagyon könnyen rossz benyomást gyakorolhatsz vele partnereidre.
