Felgyorsult világunkban az emberek többsége szinte azonnali választ vár levelére, a hét bármely napján, a nap bármelyik szakában. Természetesen minden üzenetre képtelenség azonnal válaszolni, azonban egy jól megszerkesztett automatikus válasz üzenettel ez a probléma kiküszöbölhető, és a levélírók is elégedettek lesznek.
Tartalomjegyzék
Automatikus szabadság válasz minta
Kezdjük a cikket néhány magyar és angol nyelvű automatikus email válasz mintával, melyeket használhatsz amikor szabadságon vagy, a hivatalostól a barátibb hangvételűig.
Hivatalos
„Tisztelt Hölgyem/Uram!
Szabadság miatt, jelenleg irodán kívül tartózkodom. Újból elérhető leszek: dátum.
Sürgős esetekben felveheti a kapcsolatot név: emailcím.
Tisztelettel,
aláírás
Általános I.
„Tisztelt Partnerünk!
Köszönöm az üzenetét. Jelenleg szabadságon vagyok és legközelebb dátum leszek elérhető.
Szabadságom alatt nem férek hozzá a levelezésemhez. Halaszthatatlan esetben forduljon kollégámhoz: név, emailcím. Levele nem kerül automatikusan továbbításra. Köszönöm a megértését.
Üdvözlettel,
aláírás"
Általános II.
„Kedves levélíró!
Laza hangvételű
„Szia,
Jelenleg szabadságon vagyok!
Legközelebb dátum leszek elérhető.
Üdvözlettel,
aláírás"
Vicces
„Kedves levélíró!
Elnézést kérek, ha ez az automatikus válaszüzenet egy pillanatra azt a hamis reményt keltette volna Önben, hogy azonnal reagáltam volna az Ön levelére.
Jelenleg szabadságon vagyok, legközelebb dátum leszek elérhető.
Üdvözlettel,
aláírás
Angol nyelvű automatikus szabadság válasz minta
Hivatalos
„Dear Sir or Madam,
Thank you for your message!
I am currently out of the office on vacation. I will reply to your message when I return on dátum.
In urgent cases, you can contact név: email.
Best regards,
aláírás"
Általános I.
„Dear Customer,
Thank you for your message! I am currently on vacation and will return on dátum
I look forward to seeing you again soon.
Best,
aláírás"
Általános II.
"Dear sender,
I'm out of office until
Thank you, and best regards!
Best,
aláírás
Baráti
„Hello,
I’m on vacation!
I’ll be back on dátum - recharged and ready to go!
Regards,
aláírás
Tanácsok automatikus válasz megírásához
Hogyan kezdj neki?
Mielőtt nekikezdes az automatikus válaszüzenetünk megszerkesztéséhez, gondold át, mire is lesz pontosan szükséged, hogy érdeklődőidből elkötelezett ügyfél váljon.
Minden üzenetre válaszolj
A legfontosabb, hogy minden beérkező megkeresésre, érdeklődésre válaszolj. Az üzeneteid többségét azért kapod, mert weboldalad valamilyen formában felkeltette a látogatóid figyelmét. Ezért mindenképpen válaszolj a megkeresésekre, hiszen bárkiből ügyfél válhat!
Gyorsan válaszolj
Az átlagos válaszadási időnket percekben és nem órákban kell mérni! A Shopify webáruház motor kutatása szerint azok az érdeklődők akik 10 percen belül kapnak választ a kérdésükre, háromszor nagyobb valószínűséggel vásárolnak vagy veszik igénybe az adott weboldal szolgáltatását, mint azok akik nem kapnak ilyen gyorsan választ.
A válaszod mindig legyen személyre szabott
Az automatikus válaszüzeneteid legyenek személyre szabottak és tartalmazzanak hasznos információkat.
Az üzeneted mindig tartalmazza a következőket:
-
Az érdeklődő név szerinti megszólítása
-
A vállalkozásod pontos neve és elérhetőségei
-
Logó és szlogen (amennyiben rendelkezel velük)
-
Útmutatás arról, hogy mi a következő lépés, mi fog ezután történni
Fontos, hogy leveled ne tartalmazzon felesleges információkat, melyek elvonhatják az érdeklődő figyelmét. Illetve mindenképpen kerülj el minden helyesírási hibát!
Legyél kezdeményező
A legjobban megszerkesztett automatikus válaszüzenet sem adhat választ minden felmerülő kérdésre. Ezért egy nagyon jó taktika, amennyiben leveledben kezdeményező vagy, és felhívod a levélíró figyelmét a számára hasznos szolgáltatásokra, addig amíg a konkrét kérdésére válaszolsz.
Tartalmazza az aktuális kedvezményeket és eseményeket
Az érdeklődők figyelmét sokszor elkerülik a weboldalon található felhívások. Ezért a válaszüzeneteid mindig tartalmazzák az aktuális kedvezményeidet és eseményeidet, mivel a levélben biztos nem fognak átsiklani felette.
Hogyan építs fel egy hatékony automatikus válaszüzenetet?
A válaszüzeneted minden részlete valamilyen hatással lesz az üzenet küldőjére, ezért nagyon fontos, hogyan építed azt fel. Következzen, hogyan is épül fel egy hatékony automatikus válaszüzenet.
Tárgy
Az üzenet tárgya mindig az első, amit az ügyfél látni fog, még mielőtt megnyitná magát az üzenetet.
A tárgynak két célt kell szolgálnia:
1. Mi a legfontosabb amit közölni szeretnél? Vagyis, ha az ügyfél soha nem nyitja meg a leveledet, mi az amit mindenképpen a tudomására hoznál
2. Ok arra, hogy megnyissák a leveledet
A legfőbb oka, hogy automatikus válaszüzenetek alkalmazunk, hogy tudassuk érdeklődőkkel és ügyfelekkel, hogy: habár nem tudunk azonnal válaszolni leveledre, azonban már dolgozunk rajta!
Az első mondat, vagy első sor vagyis a megszólítás
Az első mondattal üdvözöld az érdeklődőket az email megnyitása után. Mi a legjobb módja az üdvözlésnek? Ha a nevén szólítod az érdeklődőt! Minden nyelvben a pozitív érzést vált ki a másik félből, ha a nevén szólítjuk. Számos kutatásból kiderül, hogy a nevünket meghallva az agyunk teljesen más területe lép működésbe, mint a többi szó hallatán.
Automatikus válaszüzeneteidben alkalmazz név beillesztést, melyre már szinte az összes modern levelező rendszer képes. A nevet a feladó email címéből nyerik ki, pontosabban az email címhez beállított névből.
Köszönd meg az üzenetet
Egy kutatás szerint, minden panaszt tevő ügyfélre, átlagosan 26 másik ügyfél jut aki szintén elégedetlen valamivel, azonban nem jelzi. Vagyis minden egyes ügyfélpanasz azt jelenti, hogy ugyanaz a probléma több tucatnyi ügyfélnél felmerül, és nem jelzik feléd.
Minden ügyfelünktől kapott levél egy lehetőség, mert felhívja a figyelmedet a gyengeségeidre, esetleges hibáidra és lehetőség nyílik arra, hogy ki tudd javítani őket. Ezért minden esetben köszönd meg a segítségüket!
Tartalom
A legfontosabb, hogy tájékoztasd a levél küldőjét, hogy miért kapta tőled az üzenetet: Tudatod vele, hogy megkaptad az üzenetét, és segíteni fogsz neki az abban szereplő felvetés megoldásában!
Üzenetünkben mindenképpen jelezd, hogy előreláthatólag mikor és milyen módon fogsz a megkeresésére pontos választ adni.
-
A következő munkanapon válaszolunk a kérésedre
-
24 órán belül válaszolunk a kérésedre
Amennyiben mégsem tudod a megadott időn belül megoldani a problémát, minden esetben tájékoztasd az ügyfeledet a jelenlegi állapotról. Ez az esetek többségében bizalmat szül és növeli az ügyfél elköteleződését irányodba, mivel érzi, hogy kérése vagy kérdése fontos számodra, és foglalkozol is a mihamarabbi megoldásával.
Elköszönés
Az automatikus válaszüzeneted végén minden esetben köszönj el a felhasználótól. Ez triviálisnak tűnhet, azonban sajnos még mindig sokan elfelejtik megtenni. Ráadásul az elköszönés egy újabb lehetőség, hogy megköszönd az ügyfelünk érdeklődését. Amennyiben lehetséges, a köszönésben is név szerint szólítsd meg az érdeklődőt.
Összefoglalás
A legtöbb vállalkozás egyáltalán nem rendelkezik automatikus válaszüzenettel. Egy nagyon elhanyagolt része az ügyfélszolgálati munkának. Azonban sokszor éppen akkor kerülsz először kapcsolatba a potenciális ügyfeleinkkel, amikor nem tudsz azonnal válaszolni megkeresésükre, mert például hétvége van, vagy szabadságon vagy. Ne hagyj elveszni egy lehetőséget sem, amikor kapcsolatba kerülhetsz ügyfeleiddel. Készülj fel minden eshetőségre, mert soha nem tudhatod előre, kiből válik a legjobb ügyfeled.
A weboldal teljesítménye objektív eszközökkel mérhető folyamat, amelyet weboldal auditnak is nevezünk és ennek részét képezi a beérkező lead-ekre történő válaszadás sebessége és minősége.
