A sikeres online jelenlét megteremtése és kézbetartása minden cégnél nagy odafigyelést igényel. Rengeteg eszköz áll rendelkezésre ...

  • az ügyfelekkel történő kommunikációra (e-mail címek, weboldalak, közösségi média oldalak, landing page-ek, stb.),
  • az online marketingre (Google Ads, Facebook Ads, MailChimp, stb.)
  • és a felhasználók viselkedésének elemzésére (Google Analytics, hőtérképes elemző eszközök, stb.). 

Ezek az eszközök azonban semmit sem érnek, ha nem férsz hozzájuk, illetve ha nem tudod pontosan, hogy rajtad kívül kinek és milyen szintű hozzáférése van.

Az esetek többségében minden tökéletesen működik mindaddig, amíg az új céges weboldal el nem készül és az élesítéshez a webfejlesztő cég kéri a domain nevek, a tárhelyek és az analitikai eszközök hozzáféréseit.

Tartalomjegyzék

Felmerülő kérdések

Az alábbi kérdések szoktak ilyenkor felmerülni:

  • a cég korábban milyen domain neveket regisztrált, kinek a tulajdonában vannak és ki kezeli őket?
  • a céges közösségi média fiókokhoz kinek van hozzáférése?
  • melyik domain névhez tartozik weboldal, hol van a tárhelye és mi a hozzáférése?
  • a weboldalakhoz milyen landing page-ek tartoznak?
  • a domain nevekhez milyen e-mail postafiókok tartoznak és azokat kik olvassák?
  • a weboldalakról jövő megkeresések (lead-ek) milyen platformokra futnak be és azokat kik olvassák?
  • milyen online marketing platformok, szoftverek, médiumok vannak használatban és ezekhez kiknek van hozzáférésük, milyen jogosultsággal?
  • a korábbi időszakban összegyűlt hírlevél feliratkozások hol, milyen platformon tárolódnak?
  • … stb.

Kellemetlen példák

A korábbi évek pár kellemetlen példáján keresztül mutatnám be, hogy mi az, amivel jobb ilyenkor nem szembesülni:

  • több tucat domain nevet jegyzett be a cég a korábbi években, de senki sem tudja, hogy ki tartja fenn őket
  • a sajátnak hitt domain nevek már rég nincsenek a cég tulajdonában, mert elfelejtették meghosszabbítani a fenntartásukat
  • a domain nevet a korábbi fejlesztő/alkalmazott/marketinges a saját nevére regisztrálta és nem hajlandó átadni
  • nem tudni melyik domain névhez tartozik levelezés, ki olvassa a postafiókokat
  • a weboldal adminisztrációs rendszeréhez nem tudni kinek van hozzáférése, a régi fejlesztő pedig eltűnt
  • nincs meg a hírlevél feliratkozók adatbázisa, senki sem emlékszik ki és milyen platformon kezelte
  • a céges Facebook, Instagram, Analytics, Ads … stb. fiókokhoz nem tudni kinek van hozzáférése
  • a weboldalról jövő megkeresésekre senki nem válaszolt, mert az a kolléga, akihez befutottak a lead-ek már rég nem dolgozik a cégnél

Ezen problémák megelőzésére készítettem egy teljeskörű domain, tárhely és web nyilvántartás útmutatót. Nincs más dolgod, mint végigmenni rajta és megválaszolni a benne feltett kérdéseket.

Fontos, hogy ez a listát nem csak egyszer kell kitölteni, hanem folyamatosan frissíteni kell, amint változás áll be valamelyik területen.

Domain nevek nyilvántartásba vétele

  • milyen domain nevek vannak a cég birtokában, illetve használatban?
  • melyik domain névnél ki a regisztrátor, a fenntartó és a technikai kontakt?
  • melyik domain névhez milyen aldomének tartoznak?
  • a domain neveknek és aldomének-nek milyen DNS beállításaik vannak?
  • van online felület a domain adatok pl. DNS beállítások módosítására? Ha igen, kinek milyen e-mail címmel van hozzáférése?

Lehetséges problémák, amiket el szeretnénk kerülni:

  • nem tudni melyik domain névnek ki a fenntartója, nem kapja meg a cég a hosszabbításról szóló számlát, lejár a domain név és más tulajdonába kerül.
  • olyan domain név és hozzá tartozó weboldal, aloldal van a rendszerben, amelyről nem tudunk.
  • olyan domain-hez tartozó szolgáltatás van, pl. levelezés, amelyről nem tudunk.
  • ismeretlen domain nevek mutatnak egy weboldalra, ami tartalom duplikációt és emiatt helyezés vesztést okoz a Google-ban.
  • a használatban lévő domain nevek egy idegen cég vagy magánszemély tulajdonában vannak, aki megtagadja az átadásukat.

Weboldalak nyilvántartásba vétele

  • melyik domain névhez tartozik weboldal?
  • mi a weboldal admin elérhetősége?
  • ki fér hozzá az admin felülethez?
  • melyik cég felel a weboldal üzemeltetéséért és fejlesztéséért?
  • milyen landing page-ek vannak használatban?
  • az online marketing kampányokból jövő megkeresések hova futnak be?
  • milyen külső rendszerekkel van összekötve a weboldal? Ezeknek ki a kapcsolattartója?
    - CRM rendszerek
    - ERP rendszerek
    - Jogi szövegek automatikus beemelése külső forrásból
    - Google Maps API kulcs a weboldalba szúrt térkép működéséhez
    - külsős webshopokkal, weboldalakkal történő szoftveres összekötés
    - bankkártyás fizetés szolgáltatások
    - külsős futár cégekkel történő összekötések
    - számlázó rendszerekkel történő összekötés
    - … stb.

Lehetséges problémák, amiket el szeretnénk kerülni:

  • a gazdátlan, karbantartás nélkül hagyott weboldalak elévült információkat tartalmaznak, netán vírus fertőzöttek lesznek, ezzel negatívan érintik a cég megítélését
  • a korábbi fejlesztő cég eltűnik és ezzel megszűnnek a hozzáférések
  • sürgősen módosítani kellene a weboldal tartalmát, de nincs meg ki és hogyan fér hozzá
  • a túl sok nem megfelelően kezelt admin hozzáférés növeli a vírus fertőzés veszélyét
  • a webfejlesztő nem tudott a régi weboldal külsős webshop összekötéséről és az új weboldallal azon rendszerek működése leállt
  • a webfejlesztő átszerkeszt, töröl, URL-t módosít olyan landing page-eken, amelyhez kampányok kötődtek, emiatt a kampányok hibaüzenetre futnak

Tárhelyek nyilvántartásba vétele

  • milyen tárhelyek tartoznak az egyes weboldalakhoz?
  • melyik tárhelynek ki a szolgáltatója? Ki a kapcsolattartó tárhely ügyben?
  • mi a tárhelyek FTP elérhetősége?
  • vannak a tárhelyen olyan weboldaltól független adatok, amelyeket egy váltás esetén menteni kell?

Lehetséges problémák, amiket el szeretnénk kerülni:

  • a tárhelyen keresztül sürgősen hozzá kell férni a weboldalhoz, de nem tudjuk ki a szolgáltató, kit kell keresni
  • a tárhelyen elavult / bizalmas adatok vannak, de nem tudunk róla
  • a tárhely szolgáltató technológiai frissítést hajt végre, amitől a régi weboldalak leállnak, és nem értesülünk előre
  • a fejlesztők módosítást eszközölnének a weboldalon, de nem férnek hozzá a tárhelyhez
  • az új weboldal új tárhelyen indul, de utólag derül ki, hogy a régi tárhelyen egyéb fontos adatok is voltak, amelyekről nem volt mentés, így elvesztek

E-mail címek nyilvántartásba vétele

  • melyik domain-hez tartozik levelezés?
  • ki a levelezés szolgáltatója?
  • milyen postafiókok vannak használatban?
  • melyik e-mail postafiókot ki olvassa?
  • melyik e-mail címhez milyen levelezési szabályok vannak beállítva?
  • Lehetséges problémák, amiket el szeretnénk kerülni:
    - olyan aktív e-mail címek vannak, amelyeket senki sem olvas
    - a beérkező lead-ek olyan e-mail címhez tartoznak, amelyet senki sem olvas
    - sok évnyi e-mail átirányítási szabály keveredik, ami miatt rejtélyes, hogy a levelek milyen logika szerint hol landolnak
    - személyi változások miatt egy levelezést le kellene menteni, jelszót kellene változtatni, de nem tudják kinél, hol lehet ezt megtenni

Online marketing kampányok nyilvántartásba vétele

  • milyen online marketing kampányok futnak?
  • a kampányok milyen médiumokon futnak? Ki kezeli őket?
  • milyen szoftverek vannak használatban a kampányok során?
    HotJar
    Google Search Console
    Google Tag Manager
    Google Ads
    Google Analytics
     … stb.
  • kinek van hozzáférése ezekhez a szoftverekhez?

Lehetséges problémák, amiket el szeretnénk kerülni:

  • kampánykezelő cég váltással elveszhetnek a kampányokban tárolt információk, lead-ek, adatok

Közösségi média fiókok nyilvántartásba vétele

  • milyen közösségi média oldalak vannak?
    Twitter
    Facebook
    LinkedIN
    Instagram
    Pinterest
    …
  • kik férnek hozzá, milyen jogosultsággal?

Lehetséges problémák, amiket el szeretnénk kerülni:

  • a közösségi média oldalt kezelő munkatárs elmegy a cégtől és a nevére regisztrált fiók is eltűnik vele együtt
  • a nem megfelelően szabályozott hozzáférések miatt kényes információk kerülnek fel a közösségi média oldalakra